Złożenie wniosku w systemie SAP ERP musi nastąpić nie później niż 14 dni od zgłoszenia artykułu lub zaakceptowania artykułu do opublikowania przez czasopismo naukowe, w zależności od tego, który z tych dwóch punktów stanowi o zawarciu zobowiązania finansowego (udzieleniu zamówienia).
Podstawa prawna: § 2 ust. 6 Pisma okólnego nr 2 Prorektora ds. Finansów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 25 czerwca 2026 r. w sprawie procedury wprowadzania danych dotyczących umów w systemie SAP ERP na potrzeby ich udostępniania w Centralnym Rejestrze Umów JSFP:
„W sytuacjach, o których mowa w ust. 5 zdanie ostatnie, przekazanie umowy lub informacji powodującej konieczność aktualizacji informacji o umowie do jednostki udostępniającej dane w CRU JSFP za pośrednictwem SAP ERP, następuje nie później niż w terminie 14 dni, odpowiednio od daty zawarcia umowy lub od daty wystąpienia zdarzenia powodującego konieczność aktualizacji informacji o umowie”.
Przed złożeniem wniosku
- Zbierz wszystkie dane:
- potwierdzenie zgłoszenia artykułu do czasopisma i/lub jego akceptacji oraz informacji o wysokości opłaty za publikację (w przypadku braku takiego zamówienia – oświadczenie autora o braku takiej procedury w czasopiśmie)
- Tytuł artykułu
- Imię i nazwisko autora/autorów
- Nazwa czasopisma
- Numer ISSN
- Punktacja czasopisma (lista MEiN)
- Dyscyplina naukowa oraz jej wartość progowa punktacji
- Nazwa i adres wykonawcy (wystawcy faktury)
- Data wykonania usługi (publikacji artykułu, wykonania korekty)
- Forma płatności: przedpłata / po wykonaniu / zwrot kosztów
- Kwota; waluta, w której ma być wykonana płatność; przeliczenie wg aktualnego kursu NBP
- VAT (naliczany: 23%)
- Dane do CRU
- Czy umowa [zamówienie] wymaga przesłania do CRU? [TAK/NIE]
- Finansowanie ze źródeł zagranicznych zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp [TAK/NIE]
- Wyłączenie jawności informacji o dostawcy [TAK/NIE]
- Wyłączenie jawności informacji o przedmiocie umowy [TAK/NIE]
- Wyłączenie jawności informacji o wartość umowy [TAK/NIE]
- Upewnij się, że:
- Wniosek w SAP będzie składany w PLN
- Zastosowana zostanie właściwa grupa materiałowa:
- Publikacje:
U51000009 - Korekty:
U51002000
- Publikacje:
Wypełnianie wniosku w systemie SAP
- Wybierz grupę materiałową:
U51000009– Publikacja artykułu w czasopiśmie specjalistycznymU51002000– Korekta językowa
- Wprowadź kwotę w PLN (po przeliczeniu wg kursu NBP i z VAT 23%).
- Pozycja D – wybór typu dekretacji zgodnie ze źródłem finansowania.
- Zakładka Dane klienta:
- CPV 79970000-4 /15 usługi publikacji
- Cel zakupu: 1 badawcze / 0 inne
- Podpisy: zgodnie z obiektem kontrolingowym
- Zakładka Dekretacja – wpisz obiekt kontrolingowy wskazany przez Dziekana/Kierownika/sekretariat instytutu.
- Zakładka Wycena – zaznacz jako cena brutto.
- Zakładka Teksty – wprowadź:
- Opis usługi (tytuł, autor, czasopismo, ISSN, punktacja, dyscyplina naukowa). Jeśli czasopismo nie jest punktowane – dołącz zgodę dysponenta środków na rozliczenie usługi w PDF.
- Proponowany wykonawca (nazwa i adres).
- Forma płatności: przedpłata / po wykonaniu / zwrot kosztów.
- W przypadku zwrotu kosztów: dołącz potwierdzenie płatności oraz podaj dane osoby do zwrotu (imię, nazwisko, numer pracownika).
- Informacje dot. CRU (ppkt a–e).
- Datę wykonania usługi.
Składanie wniosku
- Przekaż zgłoszenie zapotrzebowania do podpisu za pośrednictwem Autenti.
- Złóż dokumenty minimum 21 dni przed wymaganym terminem płatności.
- Wniosek musi zawierać wszystkie wymagane podpisy i załączniki.
Jeśli usługa została wykonana z pominięciem realizatora
- Niezwłocznie przygotuj wniosek SAP.
- Przygotuj i przekaż do siedziby realizatora:
- Fakturę/rachunek
- Potwierdzenie płatności (jeśli faktura została już opłacona)
- Pismo z prośbą o zgodę na zwrot do Z-cy Kanclerza + wyjaśnienie sytuacji
Dodatkowo
Faktura musi być wystawiona na:
Uniwersytet Śląski
ul. Bankowa 12
40-007 Katowice
NIP: PL 634-019-71-34